Alternativas a enviar correos electrónicos a las 2 de la mañana

Es un típico fin de semana relajado y lento. Mientras me quito las lagañas de los ojos, me doy la vuelta y miro el teléfono para ver qué hora es. Y ahí estaba en la pantalla: otro correo electrónico que me había enviado unx colega poco antes de las 2 de la mañana. 

Esta no es una anomalía. Durante años he abierto mi bandeja de entrada para encontrar correos electrónicos no-urgentes de colegas de otras organizaciones enviados a las 11 de la noche, a las 2 de la mañana, durante la noche y el fin de semana. Es realmente estresante verlo. La separación que intento tener entre el trabajo y la vida se rompe y me siento mal por quien me envía ese correo, porque tiene que trabajar y pensar en el asunto sobre el que envía el correo electrónico a tan altas horas de la noche.

Para que quede claro, no se trata de la persona de la costa oeste o de Hawai que envía un correo electrónico a última hora en la tarde, ni de lxs colegas que trabajan al otro lado del Océano Atlántico. O los correos electrónicos de las listas de distribución que se envían cuando el administrador tiene tiempo de aprobarlos. Nuestrxs colegas trabajan a distancia y en todas partes del mundo, por lo que hay diferencias de horario. Se trata de que la gente dentro de las zonas horarias de Estados Unidos continental envíe directamente correos electrónicos no-urgentes en plena hora de sueño.

Entiendo por qué la gente trabaja hasta tan tarde: hay tantas reuniones y gente que te pide tiempo y atención durante el día, además de tareas de cuidado, recados y otras cosas que nos quitan tiempo – es más fácil trabajar en plena noche, cuando nadie te pide nada. Lo entiendo, porque a mí me ha gustado trabajar en el turno de noche. Puede ser tranquilizador. Algunas personas trabajan mejor de noche. Funciona mejor para la neurodiversidad de una persona. Pero enviar correos electrónicos y mensajes de texto a altas horas de la noche provoca notificaciones en los teléfonos, computadoras y tabletas de las personas que intentan poner límites a sus horas de trabajo. No todo el mundo puede tener un teléfono de trabajo separado o desactivar completamente las notificaciones de correo electrónico en su dispositivo. Pero hay cosas que podemos hacer para satisfacer las necesidades de todxs.

Utilizar una función de envío programado

La mayoría de los programas de correo electrónico tienen una función de envío programado que te permite elegir una hora para enviar un correo electrónico más tarde durante el día o en una fecha u hora determinada. Estas funciones son bastante estándar ahora (¡incluso Slack las tiene!), pero en el caso de que tu programa de correo electrónico no las tenga, hay programas que tienen esta función como complemento descargable – por ejemplo Boomerang. Usar esto te permite mantener tu flujo de trabajo y envía el correo electrónico a una hora que funciona para la mayoría de los horarios.

A continuación te explicamos cómo hacerlo en Outlook, Gmail, Mac Mail, Boomerang para Outlook, Gmail y Mixmax.

Utiliza tu carpeta de borradores

La forma usual de enviar correos electrónicos más tarde es escribirlos, ponerlos en la carpeta de borradores y pulsar enviar durante las horas de trabajo habituales. Este es un método que he utilizado mucho antes de que la función de programar un envío estuviera disponible, y me ha ayudado a tratar el asunto por correo electrónico de forma que me deshago de un pendiente, pero no afecta a lxs demás. Esto me ha ayudado enormemente cuando he tenido que responder a correos electrónicos estresantes o a otras solicitudes difíciles. No quería que mi mente se pudriera, pero quería poner por escrito mis pensamientos. Guardarlo en los borradores también permite releer lo que quieres decir antes de darle enviar. Lo importante, por supuesto, es acordarte de pulsar "enviar" llegado el momento.

Analiza por qué trabajas hasta tarde por la noche

La verdadera cuestión es averiguar por qué trabajas hasta tan tarde. Para algunas personas funciona bien con su neurodivergencia o su insomnio. Para otras, se alinea mejor con sus horarios de cuidado infantil. Pero para mucha gente se debe simplemente a que hay mucho trabajo, muchas reuniones, muchas cosas por hacer y muy pocas horas. Analiza qué es lo que estás haciendo a altas horas de la noche y cuál es la causa principal. Ten una conversación con tu supervisorx sobre tu carga de trabajo y tu horario para ver si puedes ajustarlo. Quizá sea cuestión de tener un día a la semana sin reuniones. Quizá hay que acordar reuniones exclusivamente por la mañana, de modo que puedas aprovechar la tarde para concentrarte. The Management Center sugiere bloques de trabajo o "bloqueo de tiempo" para disponer de un tiempo específico para centrarse en determinados proyectos o tareas. El tiempo se reserva y eso es lo único en lo que trabajas para que puedas terminarlo.

Hablar de límites en el trabajo

Plantea la cuestión en las reuniones de personal y con lxs compañeros. Si te cuesta encontrar suficientes horas al día para terminar tus proyectos, es posible que a otros empleados les ocurra lo mismo. Esto indica que se trata de un problema laboral y que hay que establecer nuevas políticas y normas. Tu equipo directivo debería apoyarte no sólo para que termines tu trabajo, sino también para que tengas una carga manejable y lo hagas durante las horas que realmente te pagan por hacerlo.

Establece límites para tu equipo

Si eres lx líder de una organización o de un equipo, los límites los marcas tú. Si tus empleadxs y compañerxs te ven trabajar hasta tarde y reciben correos tuyos, sentirán la presión de responder y sentirán que se espera que ellxs también trabajen durante la noche. No es un buen precedente y conduce al agotamiento. Analiza primero tus propios hábitos y piensa en tácticas para cambiarlos. Háblalo abiertamente con tu personal para que sepan que es algo en lo que estás trabajando activamente y que ellxs también pueden hacerlo. Modelar el cambio de comportamiento es una posición vulnerable, pero también garantiza que tu personal pueda ayudarte en tu proceso y les da el espacio para intentar cambiar también su comportamiento.

Lo que es importante y urgente varía

Uno de los correos electrónicos nocturnos que he recibido recientemente era una especie de aclaración sobre algo que ocurrió hace semanas. Para ser completamente sincerx, lo había olvidado una vez resuelto. Pero es obvio que quien envió el correo electrónico lo tuvo presente semanas después, a altas horas de la noche de un fin de semana. Lo que puede parecerte urgente o importante a ti puede no serlo para otra persona. O, tal vez no les interese pensar en ello a altas horas de la noche. Es normal pensar que las cosas que tenemos entre manos son urgentes e importantes: estás intentando hacer avanzar el trabajo, lo tienes en mente y es importante para ti. Pero la gente tiene muchas prioridades que compiten entre sí, y la urgencia y la importancia varían. Y, por supuesto, algo puede ser importante, pero no urgente.

Pensar en la urgencia e importancia de un asunto para ti frente a lo que es urgente e importante para otra persona te ayudará a pensar si es necesario enviar ese correo electrónico a altas horas de la noche o si puede esperar. Normalmente, si hay que enviar algo en mitad de la noche, como si hay una urgencia en la clínica, probablemente se justifique de todos modos una llamada telefónica o un mensaje de texto. De nuevo, si quieres desahogarte y decir algo, no pasa nada si escribes el correo electrónico y lo programas para que se envíe a primera hora de la mañana. Realmente ayuda, te lo prometo.